5 Tipps: So bleibe ich organisiert und strukturiert und so kannst du das auch schaffen

Du weißt noch, dass du etwas erledigen musst, aber du kannst dich nicht mehr daran erinnern, was es genau war. Vor 5 Minuten wusstest du es noch, aber dann warst du kurz abgelenkt und schon hast du es vergessen. 

Dir ist es sicherlich schon oft so ergangen, mir auch regelmäßig. Das nervt mich teilweise sehr, weil es mir ein Gefühl von fehlender Übersicht gibt und es sich anfühlt, als würde ich schwimmen (und das nicht im positiven Sinne). Über die letzten Jahre bin ich immer besser darin geworden, mich und unser Familienleben zu strukturieren und die wichtigen Dinge zu erledigen. 

Wie du das auch schaffen kannst und dass es gar nicht so aufwändig ist, wie es vielleicht klingt, zeige ich dir jetzt.

1. Sobald dir etwas einfällt schreibe es auf

Das ist der Punkt, der mir persönlich tatsächlich am meisten gebracht hat. Ich schreibe alles, wirklich alles, was ich erledigen muss auf. Das fängt bei größeren Aufgaben, wie der Idee für einen neuen Blogartikel an und hört bei Kleinigkeiten wie “Mama anrufen” auf. 

Der Knackpunkt ist dabei, dass das Aufschreiben mir mentale Kapazitäten zurückgibt. Indem ich es aus meinem Gehirn aufs Papier bringe, geschehen zwei Dinge, ich kann mich besser daran erinnern, und ich übersehe keine wichtigen Aufgaben. Alles was ich tagsüber aufgeschrieben habe, sortiere ich dann am Abend, sodass ich es auch einplanen kann. 

2. Digitaler Familienkalender

Ständige Nachfragen, wann wir welche Termine haben, hören mit einem digitalen Familienkalender endlich auf. Sowohl mein Partner als auch ich können den Kalender und die Termine jederzeit sehen und Ereignisse erstellen. Dadurch, dass er digital ist, hat der andere auch sofort Zugriff darauf und sieht die Einträge direkt selbst. Auf diese Weise konnten wir viele Abstimmungen und Nachfragen reduzieren und es hat viel Stress rausgenommen. Auch doppelte Termine gehören damit endlich der Vergangenheit an. Die Einrichtung ist nicht kompliziert und du brauchst auch keine spezielle App dafür. Wir haben einen gemeinsamen Google Kalender, bei dem wir beide Schreibrechte haben. Auf diesen können wir dann beide jederzeit über unsere Handys zugreifen. Es ist ein echter Lifechanger für uns.

3. Wöchentliches Familien-Meeting

Zusätzlich zum Kalender machen wir ein wöchentliches Familien-Meeting. Wobei Meeting sich so groß anhört. Wir setzen uns zusammen und sprechen kurz über die kommende Woche. Welche Termine stehen an, wer muss wann arbeiten und was möchten wir erledigen oder in der Freizeit tun? Momentan sind unsere Kinder noch nicht dabei, da sie noch zu klein sind. Aber sobald sie älter sind, werden sie auch mitsprechen. Dann könnten wir zusätzlich auch noch Dinge wie die gemeinsamen Familienmahlzeiten planen. 

Alleine das Durchsprechen der Termine hilft mir ungemein einen guten Überblick zu haben und mit Ruhe und Fokus in die neue Woche zu starten. Wenn es sich für den Anfang zu groß anfühlt, ein Treffen dafür zu vereinbaren, spreche es einfach an, wenn ihr gerade entspannt zusammensitzt. Wir machen es auch gerne beim Autofahren. Einer hat die Termine am Handy im Blick und gemeinsam sprechen wir dann darüber.

4. Rückblick am Ende der Woche

Ebenso wie ein wöchentliches Familien-Meeting mache ich jede Woche für mich auch noch eine Art Abschlussreflexion. Es ist die logische Fortsetzung der täglichen Notizen. Dabei geht es in erster Linie nicht um Abstimmungen mit meinem Partner. Vielmehr sehe ich meine persönlichen Aufgaben und Termine durch. Ich markiere, welche erledigt wurden, welche ich noch machen muss und plane sie dann auch gleich ein. Es kann auch sein, dass manches obsolet geworden ist. Dann streiche ich die Aufgabe weg. Diese Abschlussreflexion ist für mich wichtig, um mein System am Laufen zu halten. Da ich täglich alles notiere, was mir in den Kopf kommt, ist eine Strukturierung und Planung dieser Notizen und Aufgaben für mich essentiell. 

5. Checke deinen Kalender

Meinen Kalender und die täglichen/wöchentlichen Aufgaben sehe ich mir mindestens täglich an. Es gibt mir ein Gefühl der Ruhe, wenn ich weiß was erledigt werden muss und welchen Dingen ich mich widmen muss. Dabei checke ich meinen Kalender häufig mehrmals am Tag. Zum Einen, um Aufgaben zu planen, aber zum Anderen auch, wenn ich Unklarheit über die kommenden Tage fühle, oder ein diffuses Gefühl der Unstrukturiertheit habe. Mir hilft es dabei sehr, mir alles nochmal anzusehen. 

Sind die Tipps auch etwas für dich?

Das sind meine 5 Tipps, wie du mit einfachen Mitteln deinen Alltag besser strukturieren kannst:

1. Notiere alles, sobald es dir einfällt: Damit vergisst du nichts und dein Kopf wird wieder frei für neue Gedanken
2. Führt einen digitalen Familienkalender: ihr habt als Familie stets beide alle Termine im Blick
3. Wöchentliches Familien-Meeting: sprecht darüber was in der kommenden Woche wichtig ist und erlebt keine Termin-Überraschungen mehr
4. Wochenrückblick: Welche deiner To-Dos konntest du erledigen, welche musst du noch einplanen? Verschaffe dir einen Überblick
5. Täglicher Kalender-Check: Bei einem Gefühl der Unklarheit, hilft mir oft ein Blick in den Kalender und die Aufgaben

Ich verspreche dir, wenn du einen oder sogar mehrere davon umsetzt, hast du sofort ein strukturiertes Gefühl deines Alltags. Es muss nicht aufwändig sein. Versuche es so in deinen Alltag zu integrieren, dass es möglichst wenig Aufwand, aber möglichst viel Mehrwert für dich bringt. 

Welchen Tipp möchtest du als Erstes umsetzen, oder machst du eins davon vielleicht sogar schon? Lass es mich gerne wissen!