Arzttermine organisieren als Familie, so behalte ich den Überblick

Es war letzten Sommer, als mein jüngster Sohn gerade mal 6 Wochen alt war und der Große einen Impftermin bei unserem Kinderarzt hatte. Ich war mir sicher und hatte es auch so im Handy gespeichert, dass der Termin um 10:15 ist. Also in größter Hektik, wir waren durch das Schläfchen des Kleinen spät dran, alle zusammen mit dem Auto zum Arzt. Der Kleine war beim Papa im Auto und hat gewartet, und ich habe mich ganz auf den Großen konzentriert. Als wir dann bei der Anmeldung des Arztes waren, meinte die Arzthelferin nur, dass wir eine Stunde zu früh dran sind und wir ruhig dableiben können, es aber zu einer kurzen Wartezeit kommen wird. Ich war nur froh, dass wir trotzdem drankamen und habe mich sehr über mich selbst geärgert, dass ich den Termin nicht richtig gespeichert hatte. 

Damit mir das nicht mehr passiert, habe ich ein System für uns entwickelt, um die Arzttermine richtig zu organisieren. 

Für die Planung von Arztterminen brauchst du ein System

Mein System für die Planung und Organisation von Arztterminen und anderen Gesundheitsthemen besteht aus zwei wesentlichen Teilen: Kalender und Ablage. Im Kalender werden alle Termine eingetragen. Wir nutzen für uns einen digitalen Kalender im Smartphone, auf den sowohl mein Partner als auch ich stets Zugriff haben. Die Ablage umfasst alles, was sonst noch für Arzttermine benötigt wird: Impfpässe, U-Hefte, Versichertenkarten, aber auch Arztbriefe, Befunde oder Rezepte. Wir nutzen hier eine Mischung aus physischer Mappe und einem Ordner in der Cloud. Zusätzlich haben wir noch eine Pinnwand, an die alle Terminzettel der Arztpraxen gehängt werden. Das ist unser Backup für die eingetragenen Termine. Für uns hat es sich auch bewährt, Zugangsdaten zu Online-Portalen der Krankenkassen sowie der ePA (elektronische Patientenakte) mit abzulegen. 

So ein System muss gut gepflegt werden, aber im Endeffekt sparen wir uns viel Zeit bei der Suche nach medizinischen Unterlagen vor Arztbesuchen. 

Damit du dir besser vorstellen kannst, wie die Organisation der Arzttermine genau abläuft, habe ich es dir detailliert aufgeschrieben. Klar, nicht bei jedem Termin ist alles so notwendig. Wenn eines meiner Kinder krank ist und ich direkt zum Arzt fahre, fällt vieles weg. Aber für Termine, die weit im Voraus geplant werden müssen, hilft uns der Ablauf sehr. 

So behalte ich unsere Arzttermine im Alltag im Blick

Allgemeine Termine und Vorsorge

Die Basis der Termine bilden immer jene Termine, die anstehen, auch wenn niemand in der Familie krank wird oder einen Unfall hat. Das umfasst sämtliche Vorsorge- bzw. U-Untersuchungen, Impfungen oder Zahnarzt-Termine. Ich habe dazu für jeden meiner Familie eine Übersicht erstellt. Dort sind sowohl einmalige Untersuchungen wie die U-Untersuchungen und Impfungen drin, aber auch sich regelmäßig wiederholende Termine wie Zahnreinigung, oder gynäkologische Vorsorgeuntersuchung. 

Einmal im Jahr, entweder im Januar oder nach jedem Geburtstag, sehe ich dann die anstehenden Termine für das kommende Jahr durch. Ich verschaffe mir direkt einen Überblick, was bereits geplant ist, und es einen Termin gibt und was noch eingeplant werden muss. Dabei ist es wichtig, Wartezeiten für manche Ärzte, wie Dermatologen oder Gynäkologen, einzuplanen. Wenn du wissen willst, welche Termine ich in unserer allgemeinen Übersicht habe, kannst du sie hier downloaden. So überwältigend, wie es im ersten Moment klingt, ist es gar nicht. 

Spezifische und spontane Termine

Neben den allgemeinen Vorsorgeterminen gibt es natürlich auch spontane Termine, die unvorhergesehen sind. Diese umfassen zum Beispiel Arztbesuche, wenn jemand krank ist oder sich verletzt hat. Zudem gehören für uns auch Verordnungen wie Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie dazu. Es sind im Grunde genommen alle Termine, die du am Jahresanfang noch nicht einplanen kannst, weil du zwar weißt, dass es sie geben wird, aber nicht wann. 

Für alle diese Termine, egal ob geplant oder überraschend, habe ich den gleichen Ablauf, der mir hilft, sie im Blick zu behalten und an alles Wichtige zu denken. Mein Ablauf ist auch so aufgebaut, dass ich nicht zwingend als Mama mit einem der Kinder zum Arzt muss. Es könnte auch jederzeit mein Freund oder die Großeltern übernehmen. 

Nach diesem Ablauf werden die Termine konkret geplant

Bei uns laufen Terminabsprachen für Ärzte immer gleich ab. Was ich dabei genau mache und warum möchte ich dir jetzt zeigen.

1. Termin ausmachen

Tatsächlich mache ich Termine am liebsten vor Ort beim Arzt aus. So bekomme ich nämlich auch gleich noch einen Terminzettel mit. Diese sind oft ausgedruckt und ich habe einen Backup, falls ich mir bei dem eingetragenen Termin nicht sicher bin. Mir ist es tatsächlich auch schon passiert, dass ich zu einem Termin kam, aber die Arztpraxis dachte, der wäre erst am nächsten Tag. Mit dem Terminzettel der Praxis konnte ich da ganz einfach Klarheit schaffen. 

2. Im Kalender speichern bzw. eintragen inkl. der Details

Ich trage nicht nur Uhrzeit und Datum für Arztbesuche in den Kalender ein. Zusätzlich notiere ich noch die Arztpraxis, was alles mitgenommen werden muss, z.B. Impfpass, oder ob es sonstige wichtige Infos gibt. Dazu gehört zum Beispiel, ob ich nach dem Termin noch fahrtüchtig bin, oder einen Fahrer brauche, ob ich nüchtern kommen muss, oder ob ich wichtige Unterlagen mitnehmen muss. Direkt im Kalender notiere ich auch wen der Termin betrifft. Das ist insbesondere bei den Kindern wichtig, da dann auch die Betreuung des Kindes daheim geplant werden muss. 

All das hilft mir nichts Wichtiges zu vergessen. Und wenn mein Freund ungeplant einen Arzttermin der Kinder übernimmt, weiß er auch gleich, was er braucht. 

3. Den Terminzettel an die Pinnwand

Den Terminzettel aus der Arztpraxis hänge ich direkt an die Pinnwand, wenn ich zu Hause bin. Die ganzen Zettel habe ich chronologisch sortiert, mit dem nächsten Termin ganz vorne. Es ist nicht nur als Backup, um zu sehen, ob ich den Termin richtig gespeichert habe. Manchmal ist es einfach praktisch, auch ohne Handy die nächsten Termine im Blick zu haben. 

4. Erinnerungen ins Handy eintragen

Ich habe mehrere Erinnerungen für einen Arzttermin eingestellt. Bei meinem Kalender kann ich einstellen, wann ich an den Termin erinnert werden möchte. Bei mir ist das 1 Woche vorher, 1 Tag vorher und 1 Stunde vorher. So rufe ich mir den Termin frühzeitig wieder ins Gedächtnis und kann auch rechtzeitig reagieren, sollte ich absagen müssen, weil zum Beispiel mein Kind krank ist. 

5. Unterlagen vorbereiten

Etwa bei der Terminerinnerung eine Woche vor dem Termin, beginne ich oder auch mein Partner, je nachdem wer für den Termin zuständig ist, die Unterlagen dafür vorzubereiten. Das klingt komplizierter als es ist. Konkret heißt es bei uns: Impfpass, U-Heft, Krankenkassenkarte, und sonstige benötigte Unterlagen bereit legen. Was genau gebraucht wird, speichern wir ja direkt bei der Terminerstellung im Termin. Es ist nämlich gar nicht so einfach, sich Monate nach der Terminvereinbarung noch an diese Details zu erinnern. 

6. Nachbereitung

Nach dem Termin mache ich, noch in der Arztpraxis, gleich den Folgetermin aus, falls es den gibt. Danach lege ich dann alle Unterlagen zum Termin in der Ablage ab. Unter Nachbereitung fällt bei mir auch zu planen, wenn Medikamente benötigt werden, oder zum Beispiel eine Physiotherapie-Behandlung verordnet wurde. 

Fazit

Hätte ich dieses System bereits letztes Jahr verwendet, wären wir mit Sicherheit pünktlich und mit viel weniger Stress zum Impftermin gekommen. Auch du kannst mit dem System aus Kalender und (teils digitaler) Ablage deine Arzttermine zuverlässig organisieren und stets den Überblick behalten. Es ist auch einfacher Termine an andere weiterzugeben, da alle Informationen und Hinweise direkt im Termin gespeichert werden. 

Was hältst du von diesem System, wie wir unsere Arzttermine planen? Wie organisierst du deine Arzttermine jetzt? Lass es mich gerne in den Kommentaren wissen.